就職・転職・ビジネス情報局

携帯電話のルール

携帯電話はビジネスにはかかせない必需品となっています。

携帯電話がないと仕事ができない仕事もたくさんあると思います。

特に会社から出先に行く仕事などは、会社との連絡や出先への連絡いろいろな所で携帯電話は役に立っています。

でも、この日常的に使っている携帯電話、よく使うので携帯電話のルールに反することになってしまいがちのようです。

常識外れた時間に電話してしまう...

あくまでも、仕事先の方への電話は、緊急を要するときでないといけません。

携帯を持っている人は、いつでも相手に電話できると思いがちになるので、相手事を考えての時間までに連絡はすませましょう。

人の携帯をむやみに人に教えない。

人の携帯の連絡先を同じ会社の人間だからといってむやみに教えるのはよくありません。

教える相手に「●●さんに携帯の番号を教えてもいいですか？」っと一言連絡してから教えることにしましょう。

歩きながらの携帯電話は、雑音や音声が途切れたりといったことになりかねませんので、
歩きながらには、気をつけておきましょう。
（もし会社の重要な秘密などであった場合人に聞かれる恐れもあります）

その他、トイレ、試着室や公共機関（バス、電車）もありますね。

会社の上司とエレベーター

会社の上司（お客さま）とエレベーターに一緒に乗ることがあると思います。

エレベーターのマナーというものがありますが、

どのようにしていますか？

自分が先にエレベーターに入ったりしていませんか？

自分が先にエレベーターを降りたりしていませんか？

こういったマナーってないがしろもしくは、周りがこのようにしているので、正しいのだろうではなくきちんとしたエレベーターのマナーというものを知っておきましょう。

エレベーターには、乗り降りがあるように、エレベーターマナーにも乗り降りがあります。

ますは、上司（お客さま）とのエレベーターの乗り方ですが

目上の人を先に乗せるのが基本となっています。

自分が目下の場合にはドアを開けておいて、目上の方が先に乗せます。

乗った後は、エレベーター内にある操作盤の前に立ちます。

この時の位置は、エレベーター入って左奥が、上座となっていて、右奥、操作盤でない側となっています。

エレベーターのドアが開くのを待ちます。

ドアが開いたら片手でドアを押さえ目上の方に先に下りていただきます。

間違っても急いでいるからといってエレベーターに先に乗ったり、先に下りたりといったことがないように注意しておきましょう。

クレーム対応について

クレーム対応でやりがちなことは、会社の責任です。自分ではないのですがっといった気持ちで電話対応してしまいがちのようです。

まずクレームを受けると「今回は○○○○の不手際があったようで申し訳ございません」一見普通のクレームの良い返し方に見えますが、実はこの言葉にも落とし穴があるようです。

このクレームは、誰が起こしたのか考えてみましょう。

確かに会社の商品又は、自分ではない会社の人なので、自分には関係ないと思いがちになるようで、

それが言葉に出てしまっているのです。

「今回は○○○○の不手際があったようで申し訳ございません」こんも言葉は、私は知らないですが、他の方がしたことなのでといった解釈もできるようです。

この言葉は、私じゃないと相手に印象付けてしまうようです。

ですが、クレームを出した方は、会社に電話しているのですから、会社の一員であるあなたが答える場合は「不手際なことで申し訳ございません」が正解のようです。

クレームは誰もが受けたくない仕事ですが、逆に改善点も見つかるといった助言をしてくれていると受け取れます。

本当にクレームを出した会社の商品を使わないのであれば、クレームを出さずにそのまま、お客は何も言わずに去っていきます。

なので反論は抑えて「おっしゃるとおりです」を気持ちよく話を聞きましょう。

会議室の座る位置について

会議室とは、仕事の打ち合わせ、企画会議など特定の会議をするための部屋とされています。

会議室や応接室、会社にはこのようなお客様との仕事の打ち合わせや相談、会社内での企画会議などができる場所を設けていますが、この会議室や応接室にも上座は存在します。

会社側からお客さまに座っていただくのはもちろん上座では何処が上座なのでしょう？

上座とは、会議室・応接室の出入り口から遠い場所をが上座となっています。

左側に入り口があるのであれば、右側に座っていただくのが良いということですね。

なぜ、上座が入り口から遠い場所になっているのかといいますと、入り口はドアの開閉時に落ち着かない聞き取りにくいといった不便な所があります。

その他に、入り口側は冬は寒いといった事も理由のひとつとなっています。

では、

椅子がソファーだったとします。

すると上座が変わってしまいます。

出入り口にソファーの長イスがおいてあり、置くには一人がけのソファーがあります。

こういった場合は、お客に長イスに座ってもらって､奥にある一人がけのソファーには、会社の人間が座ります。

和室の場合は、床の間がある方が、上座となるようです。特に床の間がない場合は入り口から遠い位置が上座となっています。

おじぎについて

ビジネスの世界だけではなく、日本人の礼儀のひとつにおじぎというものがあります。

普通にやっている作業ですが、よいおじぎは受け取る側には、とても気持ちよいものです。

よいおじぎとはどんな感じなのでしょう？

よいおじぎとは名前を「名乗る」と「おじぎ」は別々に行います。

よくみるのは同時にやってしまうおじぎですが、本当にきれいなおじぎとは別々の動作をすることのようです。

どうやるのかというと

まずは、相手の目を見て会社名や名前を名乗り、その後におじぎをするといったおじぎが

よいおじぎのようです。

おじぎには３つの種類があります。

1つは15度を上体を傾けるのが「会釈」（えしゃく）といいます。

2つ目には、30度ぐらいの頭の深さを「敬礼」（けいれい）といいます。

3つ目は、45度ぐらい頭を下げる「最敬礼」の３つがあります。

「会釈」は、人とすれ違ったりするときに使われます。
道端をある歩いていたしていて友人とあったとき、会社の廊下で知っている人とすれ違ったときなどいろいろなパターンでつかわれます。

「敬礼」は、初対面の人とのあいさつをしたりするときに使われますが、軽い挨拶と考えていいとです。
もしくは「ありがとう」といった感謝を示すときにも使用します。

「最敬礼」これは深い感謝やお詫びなどに使われます。問題が起きたときに相手側に侘びをいれたり、会社の上司に仕事を手伝ってもらって、すごく助かったといったときに使われます。

名刺交換で印象を上げる

名刺は自分の顔といいます。

名刺交換の時の渡し方や受け取り方は基本ですので、出来ていると思います。

でも、おろそかにしている部分もあったりするようです。

まずは、相手の名刺も

相手の顔と思います。

頂いた後もキチンの丁寧に扱うことを心がけます。

相手がいる前では絶対粗末に扱う行為はいけません。

名刺をもらっていて、ふと机の上に置いてしまいそのまま置いて帰るなんてことは

あってはいけません...

一度見たことがありますが、あれは相手にとってとても不愉快な気持ちにさせると思います。

相手の前でしっかり見るのは必要だと思いますが、確認したらすぐに直すクセを付けた方がいいと思います。

受け取る名刺入れは、使いすぎたボロボロの名刺入れは、相手にとって失礼に思われることもあるようです。

相手が渡す名刺をボロボロの名刺入れで受け取られるとあまりいい気持ちはしないようです。

できれば、ボロボロになる前に、買い換える必要がありそうです。

この名刺を相手の前で確認するときですが、相手の事を覚えるという作業にもなるし、相手にあなたに興味がありますよっといった態度にもなります。

もらったら声をだして確認するのも大切ですね。

（あまりないかもしれないですが、相手が名刺を渡し間違えている時も、多々あるようですし万が一のことを考えると名前を確認してもらうといった作業は大切なのかもしれません）

名刺交換について

名刺交換は意外と落とし穴があったりするようです。

自分を知ってもらいたいが為に、相手より先に渡したり、

自分のを渡して、相手の名刺を受け取らなかったりすることが実際にあったりするようです。

名刺交換はビジネスにおいて最低限のマナーともなっていますので、きちんと覚えておきましょう！

ビジネスの基本である名刺交換をするには？

名刺交換の基本は、目下の人が先に名乗り、自分の名刺は名刺入れの下に控えておきます。

この時の注意点なのですが、相手にとって名刺が真正面になるように渡さなければなりません。

逆に渡してしまうと、相手は読みにくいです。

次に、相手が自分の名前を呼びながら、名刺を差し出してくると思いますので、名刺入れの上においてもらうようにしてから両手で受け取ります。

（逆の場合は、自分の名前をいいながら差し出します。）

これで、やっと自分の名刺の番です。

このときに、名刺をもらったので、安心してポイっと渡すのではなく、自分の名刺と相手の名刺の高さにも気をつけます。

名刺を受け取ったら、名刺入れの下に置いていた自分の名刺を渡します。

この時の注意点ですが、相手の名刺の方の高さを考えて、相手の名刺の下に位置した場所から渡します。

ビジネスの基本は服装

ビジネスの基本に身だしなみをきちんとしておかなければなりません。

特にお客様と直接あったりする仕事は、もちろん身だしなみが重要になってきます。

身だしなみが会社のイメージにもなりかねませんから...

スーツの選びからですが、重視したいのは、生地、質感、素材がよく見えるのを着ているとイメージは良く見え高感度があがるかもしれません。

これで確実に上がるといったことはありませんが、あるていど、良く見えないといけません。

その他、サイズがしっかりしていなく、ずぼらに見えてもいけません。

スーツにお金をかけたくない、自分の趣味などに投資したいと思いますが、仕事を充実させるためにはよく見えるスーツも多少なりに我慢して購入した方がいいようです。

靴は、黒か茶色が基本で、ひも付きのストレートチップがいいよです。

カジュアルな方がいいと思うかもしれませんが、

できれは、基本に忠実に

安い靴を何足買うよりか、見た目の上質なモノを一足用意しておいた方がいいようです。

靴も汚れやすいため手入れはきちんとしておきましょう。

全体のバランス的に、色を３色に抑えるといいようで、１つの色を70％程度にしておいて（スーツで70％）、靴を10％程度、後は小物（ネクタイ）といったバランスになると思います。

相手に失礼なメールについて

ビジネスマナーメールにとって大事なことは、相手に失礼な事のないようにといったことも大事ですね。

メールには、通信が止まってないかぎり、相手の状況は関係ありません。

なので相手が忙しいのに、

いきなり「明日までに返信を下さい」といった期日を指定するのは失礼になったりします。

時と場合によるのでしょうが、いきなり自分の都合での差し迫った期日返信はあまり良くないようです。
自分の都合での期日返信はやめておい方がいいようですね。

もし、相手の会社が休みだったり、出張中（メールを確認できない状況）、だったりするのかもしれません。

早く返信が欲しいといったことなら、一番にメールを送った件を相手に電話で伝え急ぎの用事だと伝える方がいいようです。

一本電話を入れることで、相手も急ぎだということを認識してもらえるかもしれません。

締め切りを決めていたといったことでしたら、「○○日までに△△してください」といれるのはいいようです。

引用メールの多様も相手に不愉快な気持ちを与える場合があります。

＞○日にお目にかかれるのを楽しみにしています。

こちらこそよろしくお願いします。

＞□□□□□□□

○○○○○○

＞□□□□□□□

○○○○○○

このように相手のいった言葉にきちんと答えようとしてなってしまいがちな文章のようですが、
引用しすぎると相手も読むのが面倒になったりするので

引用は、ある程度仕事の内容以外はしないといった決まりを作った方が良さそうですね。

メールの書き出しについて

メールの書き出しは非常に重大なところでもあります。

間違えのないようにするのは当たり前のことですが相手に好印象を与えるメールを目指しましょう。

宛名の基本は「様」を使用します。

敬称には、「様」「殿」「先生」などがありますが、普通のビジネスメールは一般的に「様」を使用します。

相手によっては「さん」でもいいと思いますが、通常は「様」の方がいいようです。

様（敬称）を使うときに役職の後に敬称を付けるのはＮＧのようです。

なぜかといいますと、役職＝敬称だからのようで、

○○株式会社様　というのはあまり正しくないようです。

様をつける場合は、○○株式会社社長　△△様か
○○株式会社　△△社長と記述するほうがいいようです。

なので

社名＋役職＋氏名＋様

ということになります。

団体に宛てるときは、「御中」が基本のようです。

相手先の個人名がわからなかったりする場合に使用します。

なので個人名を入れる場合は使用しません。

○○株式会社御中　△△社長は、おかしいのでやめておきましょう。

○○株式会社□□部　御中は正しいです。

相手の名前宛じゃない時には、このように記述するようです。

補足ですが、
「先生」の使う場合は、教師、や教員、保育し、弁護士などの場合は、「先生」で
使用します。

なので○○先生は正しいのですが、○○先生様はおかしいことになります。