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携帯電話のルール

携帯電話はビジネスにはかかせない必需品となっています。

携帯電話がないと仕事ができない仕事もたくさんあると思います。

特に会社から出先に行く仕事などは、会社との連絡や出先への連絡いろいろな所で携帯電話は役に立っています。

でも、この日常的に使っている携帯電話、よく使うので携帯電話のルールに反することになってしまいがちのようです。

常識外れた時間に電話してしまう...

あくまでも、仕事先の方への電話は、緊急を要するときでないといけません。

携帯を持っている人は、いつでも相手に電話できると思いがちになるので、相手事を考えての時間までに連絡はすませましょう。

人の携帯をむやみに人に教えない。

人の携帯の連絡先を同じ会社の人間だからといってむやみに教えるのはよくありません。

教える相手に「●●さんに携帯の番号を教えてもいいですか？」っと一言連絡してから教えることにしましょう。

歩きながらの携帯電話は、雑音や音声が途切れたりといったことになりかねませんので、
歩きながらには、気をつけておきましょう。
（もし会社の重要な秘密などであった場合人に聞かれる恐れもあります）

その他、トイレ、試着室や公共機関（バス、電車）もありますね。

名刺交換について

名刺交換は意外と落とし穴があったりするようです。

自分を知ってもらいたいが為に、相手より先に渡したり、

自分のを渡して、相手の名刺を受け取らなかったりすることが実際にあったりするようです。

名刺交換はビジネスにおいて最低限のマナーともなっていますので、きちんと覚えておきましょう！

ビジネスの基本である名刺交換をするには？

名刺交換の基本は、目下の人が先に名乗り、自分の名刺は名刺入れの下に控えておきます。

この時の注意点なのですが、相手にとって名刺が真正面になるように渡さなければなりません。

逆に渡してしまうと、相手は読みにくいです。

次に、相手が自分の名前を呼びながら、名刺を差し出してくると思いますので、名刺入れの上においてもらうようにしてから両手で受け取ります。

（逆の場合は、自分の名前をいいながら差し出します。）

これで、やっと自分の名刺の番です。

このときに、名刺をもらったので、安心してポイっと渡すのではなく、自分の名刺と相手の名刺の高さにも気をつけます。

名刺を受け取ったら、名刺入れの下に置いていた自分の名刺を渡します。

この時の注意点ですが、相手の名刺の方の高さを考えて、相手の名刺の下に位置した場所から渡します。

相手に失礼なメールについて

ビジネスマナーメールにとって大事なことは、相手に失礼な事のないようにといったことも大事ですね。

メールには、通信が止まってないかぎり、相手の状況は関係ありません。

なので相手が忙しいのに、

いきなり「明日までに返信を下さい」といった期日を指定するのは失礼になったりします。

時と場合によるのでしょうが、いきなり自分の都合での差し迫った期日返信はあまり良くないようです。
自分の都合での期日返信はやめておい方がいいようですね。

もし、相手の会社が休みだったり、出張中（メールを確認できない状況）、だったりするのかもしれません。

早く返信が欲しいといったことなら、一番にメールを送った件を相手に電話で伝え急ぎの用事だと伝える方がいいようです。

一本電話を入れることで、相手も急ぎだということを認識してもらえるかもしれません。

締め切りを決めていたといったことでしたら、「○○日までに△△してください」といれるのはいいようです。

引用メールの多様も相手に不愉快な気持ちを与える場合があります。

＞○日にお目にかかれるのを楽しみにしています。

こちらこそよろしくお願いします。

＞□□□□□□□

○○○○○○

＞□□□□□□□

○○○○○○

このように相手のいった言葉にきちんと答えようとしてなってしまいがちな文章のようですが、
引用しすぎると相手も読むのが面倒になったりするので

引用は、ある程度仕事の内容以外はしないといった決まりを作った方が良さそうですね。

メールの書き出しについて

メールの書き出しは非常に重大なところでもあります。

間違えのないようにするのは当たり前のことですが相手に好印象を与えるメールを目指しましょう。

宛名の基本は「様」を使用します。

敬称には、「様」「殿」「先生」などがありますが、普通のビジネスメールは一般的に「様」を使用します。

相手によっては「さん」でもいいと思いますが、通常は「様」の方がいいようです。

様（敬称）を使うときに役職の後に敬称を付けるのはＮＧのようです。

なぜかといいますと、役職＝敬称だからのようで、

○○株式会社様　というのはあまり正しくないようです。

様をつける場合は、○○株式会社社長　△△様か
○○株式会社　△△社長と記述するほうがいいようです。

なので

社名＋役職＋氏名＋様

ということになります。

団体に宛てるときは、「御中」が基本のようです。

相手先の個人名がわからなかったりする場合に使用します。

なので個人名を入れる場合は使用しません。

○○株式会社御中　△△社長は、おかしいのでやめておきましょう。

○○株式会社□□部　御中は正しいです。

相手の名前宛じゃない時には、このように記述するようです。

補足ですが、
「先生」の使う場合は、教師、や教員、保育し、弁護士などの場合は、「先生」で
使用します。

なので○○先生は正しいのですが、○○先生様はおかしいことになります。

メールの挨拶について

メールの決まりの挨拶を続けてしまいがち...

メールの文頭にはいろいろな挨拶がありますが、わたしの場合

「●●会社　△△部□□課　○○様
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」

と書いています。

これをメールの文頭に何回も使用してしまったりしてしまいがちです。

しかも、いつまでこれを文頭においていればいいのかわからなかったりします。

付き合いが長くなった方からは、他人行儀な印象をもってしまうのであまりいい思いはしないようです。

このような礼儀正しい文は、２，３度にしておいて、

その後は、「いつもお世話になっています□□社の○○です。さてこのたびの△△の件ですが...」といったメールに変更しておいた方が、よそよそしくなくて、相手も付きやいやすくなるようです。

次に、メールのやり取りに続く「Re:Re:...」を何処まで続けるの？

メールのやり取りをしているとタイトルに「Re:Re:...」が続いてたりしますが、

今から、この件に関してといったことを伝えることでの機能としてはいいのですが、

あまり続きすぎると無駄に容量をふやしてしまったり、タイトルも見えにくくなってしまうので

ほどほどで、切り替えて「Re:Re:...」を削除しておくのも相手への気遣いのようです。

メールの重要性

今のビジネスの世界では、メールや携帯電話の機能はかかせないようになっていますし、
一通のメールで今まで信頼を築き上げたのを壊してしまう場合があります。

メールは手軽ですが、ひとつ間違えれば会社の信頼をなくす危険性があるのです。

メールで相手の信頼をなくすということは、自分一人の問題ではなくなってしまいます。

そのようなことのないように、相手に不愉快な思いをさせてしまうメールをなくすようにしないといけません。

悪い例を挙げていこうと思います。

会社内での出来事になるのですが、上司に同じ部屋にいながら、一言も無くメールを送って終わりにしてしまいがち...

みなさん忙しいので、次の仕事に早く向かいたいと考えいるので

メールを書いて→送る→次の仕事となるようで

相手にメールを送ったことすら伝えないといったことになるようです。

大事な用件などの場合は一言伝えると思うのですが、

自分の基準で気づいたときにメールを見てもらえばいいかという判断をしてしまうようなんです。

その報告が上司にとっては大事だったりするので、メールを送ったことは一言でもいいので伝えましょう。

ここで重要なのが、相手の仕事のことを考えて伝えるということが大事のようです。

何でもメールはＮＧ

最近のオフィスで見かける風景では、同じ部屋にいて、上司がメールだけを送り、それに対応するといったケースが多くなっているようです。

メールは、確かにすごく便利のいいツールですが、メールばかりで対応しているといった人もいるでしょう。

便利になったのは、いいですが、何か機械的なで感情が伝わりにくいといった欠点もあります。

メールを送ったからそれでいいが、間違いの元になったりするケースもあるようです。

例えば、営業先の相手に、メールを出しました。

「●●の件で連絡しました。●月●日に□□社の△△とお伺いします」とメールを送ったとします。

このメールは、履歴に残るので相手にとっても、日時を忘れたときには便利な機能ではございますが、メールの確認をしていなかった場合はどうでしょう？

営業先の相手、□□社の△△さんに大変迷惑な話となってしまいます。

確認をしておいて欲しいメールの内容であれば、メールを送った後に「メールをいたしましたが、念のためにご連絡いたしました」と電話で確かめることが、このような場合の一番の回避策です。

もしくは、メールで送った文を簡潔に伝えてもいいと思います。

簡潔に説明した後に「詳しくは、メールをご確認ください」でもいいと思います。

その他に、早く連絡や答えが欲しいといったことにもメールだけではなく、電話の一本は必要だと思います。