携帯電話はビジネスにはかかせない必需品となっています。

携帯電話がないと仕事ができない仕事もたくさんあると思います。

特に会社から出先に行く仕事などは、会社との連絡や出先への連絡いろいろな所で携帯電話は役に立っています。

でも、この日常的に使っている携帯電話、よく使うので携帯電話のルールに反することになってしまいがちのようです。

常識外れた時間に電話してしまう...

あくまでも、仕事先の方への電話は、緊急を要するときでないといけません。

携帯を持っている人は、いつでも相手に電話できると思いがちになるので、相手事を考えての時間までに連絡はすませましょう。

人の携帯をむやみに人に教えない。

人の携帯の連絡先を同じ会社の人間だからといってむやみに教えるのはよくありません。

教える相手に「●●さんに携帯の番号を教えてもいいですか？」っと一言連絡してから教えることにしましょう。

歩きながらの携帯電話は、雑音や音声が途切れたりといったことになりかねませんので、
歩きながらには、気をつけておきましょう。
（もし会社の重要な秘密などであった場合人に聞かれる恐れもあります）

その他、トイレ、試着室や公共機関（バス、電車）もありますね。

会社の上司（お客さま）とエレベーターに一緒に乗ることがあると思います。

エレベーターのマナーというものがありますが、

どのようにしていますか？

自分が先にエレベーターに入ったりしていませんか？

自分が先にエレベーターを降りたりしていませんか？

こういったマナーってないがしろもしくは、周りがこのようにしているので、正しいのだろうではなくきちんとしたエレベーターのマナーというものを知っておきましょう。

エレベーターには、乗り降りがあるように、エレベーターマナーにも乗り降りがあります。

ますは、上司（お客さま）とのエレベーターの乗り方ですが

目上の人を先に乗せるのが基本となっています。

自分が目下の場合にはドアを開けておいて、目上の方が先に乗せます。

乗った後は、エレベーター内にある操作盤の前に立ちます。

この時の位置は、エレベーター入って左奥が、上座となっていて、右奥、操作盤でない側となっています。

エレベーターのドアが開くのを待ちます。

ドアが開いたら片手でドアを押さえ目上の方に先に下りていただきます。

間違っても急いでいるからといってエレベーターに先に乗ったり、先に下りたりといったことがないように注意しておきましょう。

クレーム対応でやりがちなことは、会社の責任です。自分ではないのですがっといった気持ちで電話対応してしまいがちのようです。

まずクレームを受けると「今回は○○○○の不手際があったようで申し訳ございません」一見普通のクレームの良い返し方に見えますが、実はこの言葉にも落とし穴があるようです。

このクレームは、誰が起こしたのか考えてみましょう。

確かに会社の商品又は、自分ではない会社の人なので、自分には関係ないと思いがちになるようで、

それが言葉に出てしまっているのです。

「今回は○○○○の不手際があったようで申し訳ございません」こんも言葉は、私は知らないですが、他の方がしたことなのでといった解釈もできるようです。

この言葉は、私じゃないと相手に印象付けてしまうようです。

ですが、クレームを出した方は、会社に電話しているのですから、会社の一員であるあなたが答える場合は「不手際なことで申し訳ございません」が正解のようです。

クレームは誰もが受けたくない仕事ですが、逆に改善点も見つかるといった助言をしてくれていると受け取れます。

本当にクレームを出した会社の商品を使わないのであれば、クレームを出さずにそのまま、お客は何も言わずに去っていきます。

なので反論は抑えて「おっしゃるとおりです」を気持ちよく話を聞きましょう。

会議室とは、仕事の打ち合わせ、企画会議など特定の会議をするための部屋とされています。

会議室や応接室、会社にはこのようなお客様との仕事の打ち合わせや相談、会社内での企画会議などができる場所を設けていますが、この会議室や応接室にも上座は存在します。

会社側からお客さまに座っていただくのはもちろん上座では何処が上座なのでしょう？

上座とは、会議室・応接室の出入り口から遠い場所をが上座となっています。

左側に入り口があるのであれば、右側に座っていただくのが良いということですね。

なぜ、上座が入り口から遠い場所になっているのかといいますと、入り口はドアの開閉時に落ち着かない聞き取りにくいといった不便な所があります。

その他に、入り口側は冬は寒いといった事も理由のひとつとなっています。

では、

椅子がソファーだったとします。

すると上座が変わってしまいます。

出入り口にソファーの長イスがおいてあり、置くには一人がけのソファーがあります。

こういった場合は、お客に長イスに座ってもらって､奥にある一人がけのソファーには、会社の人間が座ります。

和室の場合は、床の間がある方が、上座となるようです。特に床の間がない場合は入り口から遠い位置が上座となっています。

ビジネスの世界だけではなく、日本人の礼儀のひとつにおじぎというものがあります。

普通にやっている作業ですが、よいおじぎは受け取る側には、とても気持ちよいものです。

よいおじぎとはどんな感じなのでしょう？

よいおじぎとは名前を「名乗る」と「おじぎ」は別々に行います。

よくみるのは同時にやってしまうおじぎですが、本当にきれいなおじぎとは別々の動作をすることのようです。

どうやるのかというと

まずは、相手の目を見て会社名や名前を名乗り、その後におじぎをするといったおじぎが

よいおじぎのようです。

おじぎには３つの種類があります。

1つは15度を上体を傾けるのが「会釈」（えしゃく）といいます。

2つ目には、30度ぐらいの頭の深さを「敬礼」（けいれい）といいます。

3つ目は、45度ぐらい頭を下げる「最敬礼」の３つがあります。

「会釈」は、人とすれ違ったりするときに使われます。
道端をある歩いていたしていて友人とあったとき、会社の廊下で知っている人とすれ違ったときなどいろいろなパターンでつかわれます。

「敬礼」は、初対面の人とのあいさつをしたりするときに使われますが、軽い挨拶と考えていいとです。
もしくは「ありがとう」といった感謝を示すときにも使用します。

「最敬礼」これは深い感謝やお詫びなどに使われます。問題が起きたときに相手側に侘びをいれたり、会社の上司に仕事を手伝ってもらって、すごく助かったといったときに使われます。

名刺は自分の顔といいます。

名刺交換の時の渡し方や受け取り方は基本ですので、出来ていると思います。

でも、おろそかにしている部分もあったりするようです。

まずは、相手の名刺も

相手の顔と思います。

頂いた後もキチンの丁寧に扱うことを心がけます。

相手がいる前では絶対粗末に扱う行為はいけません。

名刺をもらっていて、ふと机の上に置いてしまいそのまま置いて帰るなんてことは

あってはいけません...

一度見たことがありますが、あれは相手にとってとても不愉快な気持ちにさせると思います。

相手の前でしっかり見るのは必要だと思いますが、確認したらすぐに直すクセを付けた方がいいと思います。

受け取る名刺入れは、使いすぎたボロボロの名刺入れは、相手にとって失礼に思われることもあるようです。

相手が渡す名刺をボロボロの名刺入れで受け取られるとあまりいい気持ちはしないようです。

できれば、ボロボロになる前に、買い換える必要がありそうです。

この名刺を相手の前で確認するときですが、相手の事を覚えるという作業にもなるし、相手にあなたに興味がありますよっといった態度にもなります。

もらったら声をだして確認するのも大切ですね。

（あまりないかもしれないですが、相手が名刺を渡し間違えている時も、多々あるようですし万が一のことを考えると名前を確認してもらうといった作業は大切なのかもしれません）

名刺交換は意外と落とし穴があったりするようです。

自分を知ってもらいたいが為に、相手より先に渡したり、

自分のを渡して、相手の名刺を受け取らなかったりすることが実際にあったりするようです。

名刺交換はビジネスにおいて最低限のマナーともなっていますので、きちんと覚えておきましょう！

ビジネスの基本である名刺交換をするには？

名刺交換の基本は、目下の人が先に名乗り、自分の名刺は名刺入れの下に控えておきます。

この時の注意点なのですが、相手にとって名刺が真正面になるように渡さなければなりません。

逆に渡してしまうと、相手は読みにくいです。

次に、相手が自分の名前を呼びながら、名刺を差し出してくると思いますので、名刺入れの上においてもらうようにしてから両手で受け取ります。

（逆の場合は、自分の名前をいいながら差し出します。）

これで、やっと自分の名刺の番です。

このときに、名刺をもらったので、安心してポイっと渡すのではなく、自分の名刺と相手の名刺の高さにも気をつけます。

名刺を受け取ったら、名刺入れの下に置いていた自分の名刺を渡します。

この時の注意点ですが、相手の名刺の方の高さを考えて、相手の名刺の下に位置した場所から渡します。

ビジネスの基本に身だしなみをきちんとしておかなければなりません。

特にお客様と直接あったりする仕事は、もちろん身だしなみが重要になってきます。

身だしなみが会社のイメージにもなりかねませんから...

スーツの選びからですが、重視したいのは、生地、質感、素材がよく見えるのを着ているとイメージは良く見え高感度があがるかもしれません。

これで確実に上がるといったことはありませんが、あるていど、良く見えないといけません。

その他、サイズがしっかりしていなく、ずぼらに見えてもいけません。

スーツにお金をかけたくない、自分の趣味などに投資したいと思いますが、仕事を充実させるためにはよく見えるスーツも多少なりに我慢して購入した方がいいようです。

靴は、黒か茶色が基本で、ひも付きのストレートチップがいいよです。

カジュアルな方がいいと思うかもしれませんが、

できれは、基本に忠実に

安い靴を何足買うよりか、見た目の上質なモノを一足用意しておいた方がいいようです。

靴も汚れやすいため手入れはきちんとしておきましょう。

全体のバランス的に、色を３色に抑えるといいようで、１つの色を70％程度にしておいて（スーツで70％）、靴を10％程度、後は小物（ネクタイ）といったバランスになると思います。

ビジネスマナーメールにとって大事なことは、相手に失礼な事のないようにといったことも大事ですね。

メールには、通信が止まってないかぎり、相手の状況は関係ありません。

なので相手が忙しいのに、

いきなり「明日までに返信を下さい」といった期日を指定するのは失礼になったりします。

時と場合によるのでしょうが、いきなり自分の都合での差し迫った期日返信はあまり良くないようです。
自分の都合での期日返信はやめておい方がいいようですね。

もし、相手の会社が休みだったり、出張中（メールを確認できない状況）、だったりするのかもしれません。

早く返信が欲しいといったことなら、一番にメールを送った件を相手に電話で伝え急ぎの用事だと伝える方がいいようです。

一本電話を入れることで、相手も急ぎだということを認識してもらえるかもしれません。

締め切りを決めていたといったことでしたら、「○○日までに△△してください」といれるのはいいようです。

引用メールの多様も相手に不愉快な気持ちを与える場合があります。

＞○日にお目にかかれるのを楽しみにしています。

こちらこそよろしくお願いします。

＞□□□□□□□

○○○○○○

＞□□□□□□□

○○○○○○

このように相手のいった言葉にきちんと答えようとしてなってしまいがちな文章のようですが、
引用しすぎると相手も読むのが面倒になったりするので

引用は、ある程度仕事の内容以外はしないといった決まりを作った方が良さそうですね。

メールの書き出しは非常に重大なところでもあります。

間違えのないようにするのは当たり前のことですが相手に好印象を与えるメールを目指しましょう。

宛名の基本は「様」を使用します。

敬称には、「様」「殿」「先生」などがありますが、普通のビジネスメールは一般的に「様」を使用します。

相手によっては「さん」でもいいと思いますが、通常は「様」の方がいいようです。

様（敬称）を使うときに役職の後に敬称を付けるのはＮＧのようです。

なぜかといいますと、役職＝敬称だからのようで、

○○株式会社様　というのはあまり正しくないようです。

様をつける場合は、○○株式会社社長　△△様か
○○株式会社　△△社長と記述するほうがいいようです。

なので

社名＋役職＋氏名＋様

ということになります。

団体に宛てるときは、「御中」が基本のようです。

相手先の個人名がわからなかったりする場合に使用します。

なので個人名を入れる場合は使用しません。

○○株式会社御中　△△社長は、おかしいのでやめておきましょう。

○○株式会社□□部　御中は正しいです。

相手の名前宛じゃない時には、このように記述するようです。

補足ですが、
「先生」の使う場合は、教師、や教員、保育し、弁護士などの場合は、「先生」で
使用します。

なので○○先生は正しいのですが、○○先生様はおかしいことになります。

メールの決まりの挨拶を続けてしまいがち...

メールの文頭にはいろいろな挨拶がありますが、わたしの場合

「●●会社　△△部□□課　○○様
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」

と書いています。

これをメールの文頭に何回も使用してしまったりしてしまいがちです。

しかも、いつまでこれを文頭においていればいいのかわからなかったりします。

付き合いが長くなった方からは、他人行儀な印象をもってしまうのであまりいい思いはしないようです。

このような礼儀正しい文は、２，３度にしておいて、

その後は、「いつもお世話になっています□□社の○○です。さてこのたびの△△の件ですが...」といったメールに変更しておいた方が、よそよそしくなくて、相手も付きやいやすくなるようです。

次に、メールのやり取りに続く「Re:Re:...」を何処まで続けるの？

メールのやり取りをしているとタイトルに「Re:Re:...」が続いてたりしますが、

今から、この件に関してといったことを伝えることでの機能としてはいいのですが、

あまり続きすぎると無駄に容量をふやしてしまったり、タイトルも見えにくくなってしまうので

ほどほどで、切り替えて「Re:Re:...」を削除しておくのも相手への気遣いのようです。

今のビジネスの世界では、メールや携帯電話の機能はかかせないようになっていますし、
一通のメールで今まで信頼を築き上げたのを壊してしまう場合があります。

メールは手軽ですが、ひとつ間違えれば会社の信頼をなくす危険性があるのです。

メールで相手の信頼をなくすということは、自分一人の問題ではなくなってしまいます。

そのようなことのないように、相手に不愉快な思いをさせてしまうメールをなくすようにしないといけません。

悪い例を挙げていこうと思います。

会社内での出来事になるのですが、上司に同じ部屋にいながら、一言も無くメールを送って終わりにしてしまいがち...

みなさん忙しいので、次の仕事に早く向かいたいと考えいるので

メールを書いて→送る→次の仕事となるようで

相手にメールを送ったことすら伝えないといったことになるようです。

大事な用件などの場合は一言伝えると思うのですが、

自分の基準で気づいたときにメールを見てもらえばいいかという判断をしてしまうようなんです。

その報告が上司にとっては大事だったりするので、メールを送ったことは一言でもいいので伝えましょう。

ここで重要なのが、相手の仕事のことを考えて伝えるということが大事のようです。

ビジネス書にはよく5W1Hなどいろいろな方法が書いているのをよくみかけます。

ビジネスでは、この5W1Hを明確にすることが大事なことになってくるようです。

これは、行動や計画をなるべく具体的に作成（話す）といったときに有効になってきます。

わかりやすく学生を例に例えてみます。

学生がある会社に入りたいとします。

まずは、5WのWhenですが、これは「いつ」ということですので、いつからその会社に入るのっといった意味になります。

次は、Whereですが、これは「どこで」ということで、場所を表しますので、会社は何処にあるの？っといったことです。

Whoは、「だれが」といったことでもあるし、相手を指したりしますが、この場合は自分になります。

Whatですが、これは「なにを」ということですので、今から何を行うなど目的などをいいます。

Whyは、「なぜ」どうしてこうなるのか、どのようにしたらこうなるなどいいますが、この場合は、なぜその会社に入りたいのかをいいます。

How to　「どのように」「どうやって」いつそれを実行し、どう実行に移すのかといったことです。

その他に

How mauch　「いくら」どのくらいの費用がかかりそうといったことです。

How many　「いくつ」どのぐらいの量が必要なのか？っといったことになります。

訪問先での注意点に

訪問先にもって行くバックにもマナーもあります。

別にもっていくバックがどうこうではないのですが、

訪問先で、自分のバックをむやみにどこでも置かないっといったことのマナーになります。

あなたなら訪問先で必要な書類の入ったバックを何処におきますか？

①机の上に乗せる

②隣に誰もいないのでソファーのうえに置いておく

③自分のひざの上に置いておく

④足元に置いておく

⑤ソファーの横になる通路側に置いておく

そうです④が正解といえます。

①②に関しては問題外となっています。
バックの底は何処でも下に下ろしてしまうので、靴底と同じ扱いになってしまいます。
相手の気持ちからしてみれば、トイレやホーム、公園などで下に置いたものなので、どうしても相手は気分は良くないはずです。なので机の上やソファーの上には置かないといったことが基本と言えます。

⑤では、良くはないといった訳ではありませんが、やはり通路側になってしまいますので、邪魔なものにも見えたりします。

③正解ともいえませんが相手と話すので、出来れば、④の足元に置いておくといった方が正解だと思います。
自分の足元に置くことで相手の視界から消えることになりますし、膝元においてくと書類も出しにくかったりします。

出来れば訪問先では、足元にバックを置くことが基本的に正しいマナーとなっています。

取引先に上司をつれていく場合に困った事がおきてからでは遅いので、
ここで取引先と上司のどちらを先に紹介するべきなのかの一般常識を紹介します。

取引先に上司と一緒に向かいました。

あなたならどちらを先に紹介しますか？

基本の紹介は、会社の人を先に紹介します。

なぜかと言うと、取引先（相手）に会社の人をつれてくると言った事を伝えてなかった場合で想定しますといきなり誰を連れてきたの？といった具合になると思います。

誰かもわからない状況で、自分の事を紹介されるのは、気持ちが悪いものです。

なので、会社の人から紹介をすると取引先の方も安心して、気持ちを切り替えれるということです。

例えばこんな感じになります。

「私どもの課長の□□です」

「●●社の△△です」

といった感じになります。

基本訪問した側が下ということで、先に訪問した側が名乗るのがマナーとなっています。

なので訪問者から紹介をしてから、その訪問者の紹介が終わってから

迎える側が、紹介するといった形になります。

もし、紹介する人が多い場合には、上司（上の人間）から順に紹介します。

訪問者である限り、相手が新入社員でもきちんと上司を紹介します。

このときも自社側から紹介をすることにになります。